Когда новая папка, а когда — новая задача

Это самая частая путаница у новых пользователей. На самом деле всё просто.

Короткое правило

Папка — это клиент, дело или проект. ООО «Ромашка», ИП Иванова, Дело № 2-1234, Проект «Альфа» — каждое заводится отдельной папкой.

Задача — это один вопрос внутри папки. «Собери P&L за 3 квартал», «Подготовь претензию по договору», «Сравни бюджет и факт» — каждое заводится отдельной задачей.

У одной папки бывает много задач одновременно, и все они работают с одними и теми же файлами этой папки.

Подумайте о папках как о шкафу: каждый клиент / дело / проект — свой ящик с его документами. А задачи — это отдельные дела, которые вы по этому клиенту ведёте. Документы при этом одни на ящик.

Когда создавать новую папку

Создавайте новую папку, когда:

• Появился новый клиент / дело / проект (новый клиент, новое судебное дело, новый управленческий проект).
• Документы другие и не пересекаются с текущими папками.
• Нужен другой набор навыков — например, обычные бухгалтерские задачи в одной папке, разовый due diligence — в другой, со своим набором инструментов.

В новой папке помощник будет видеть только её документы. Это важно: ему не «прилипнет» лишний контекст от других клиентов.

Когда создавать новую задачу (а папку оставить ту же)

Создавайте новую задачу внутри существующей папки, когда:

• Тот же клиент / дело / проект, но другая тема разговора (P&L уже сделали — теперь нужна сверка с банком; договор согласовали — теперь претензия).
• Чат стал слишком длинным и помощник начал путаться — закройте старую задачу, откройте новую. Файлы папки никуда не денутся.
• Хотите переделать что-то с нуля, не возвращаясь к старой переписке.

Кнопка «+ Новая задача» появляется справа от названия папки, когда вы наводите на неё мышкой (отмечено цифрой 3 на картинке выше).

Антипаттерны — так лучше не делать

• ❌ Одна папка на всех клиентов. Помощник будет находить файлы не того клиента, отчёты будут смешиваться. Заведите по папке на каждого.

• ❌ Новая папка под каждый файл. Тогда помощник не сможет сравнить, скажем, оборотку за июль с обороткой за август — они окажутся в разных папках. Всё, что относится к одному клиенту, держите вместе.

• ❌ Одна задача на весь день. Если вы час обсуждали P&L, а потом в том же чате попросили посчитать зарплаты — помощник может «склеить» контексты. Лучше закрыть P&L, открыть новую задачу для зарплат. Файлы папки будут те же самые.

Примеры из жизни

«Закончила P&L по Ромашке. Теперь надо НДС за тот же квартал.» Та же папка «Ромашка», новая задача «НДС за квартал». Все Excel и выписки уже в папке — заново прикреплять не нужно.

«Пришёл новый клиент — ООО Колибри.» Новая папка «ООО Колибри», в ней первая задача — «Загрузить и разобрать учредительные документы».

«По делу № 2-1234 закончили готовить иск. Теперь нужно отзыв на встречный.» Та же папка дела, новая задача «Отзыв на встречный иск». Все материалы дела помощник уже знает.

«Чат разросся, помощник стал отвечать невпопад.» Новая задача в той же папке. Помощник видит все ваши файлы автоматически — ничего перезаливать не нужно.

«Закрытие года — нужны данные от всех клиентов сразу.» Отдельная папка «Закрытие 2026», в ней задачи по разделам: «Инвентаризация», «Налоги», «Сверка с контрагентами».

Если сомневаетесь

Простой тест: связаны ли эти документы общим контекстом?

• Да → одна папка.
• Нет → разные папки.

И второй тест: может ли мой следующий вопрос быть продолжением текущего разговора?

• Да → продолжайте в той же задаче.
• Нет (тема меняется) → откройте новую задачу. Файлы папки помощник увидит автоматически.

См. также: - Папка — что это - Задача — что это - Создать новую папку - Когда чат стал длинным — что делать