Как правильно поставить задачу

Качество ответа на 80% зависит от того, как вы сформулировали запрос. Несколько простых правил, которые сильно помогают.

1. Скажите, какой результат хотите

❌ «Посмотри оборотку.» — помощник посмотрит, но что дальше?

✅ «Посмотри Оборотка.xlsx и собери P&L за 3 квартал в отдельном Excel-файле.» — понятно, что должно получиться.

Помощник лучше работает, когда видит финальную цель.

2. Назовите конкретные файлы

Если в папке несколько похожих файлов, скажите явно — какой брать.

❌ «Возьми выписку и сверь с обороткой.»

✅ «Возьми Выписка_Сбер_Q3.pdf и сверь с листом «Расчёты с банком» в Оборотка_Q3.xlsx.»

Или скажите словами: «Возьми самую свежую выписку из папки Выписки/Сбер/.»

3. Дайте формат вывода

❌ «Сделай сравнение.»

✅ «Сделай таблицу: первая колонка — статья, вторая — план, третья — факт, четвёртая — отклонение в %. Отклонения больше 10% выдели цветом.»

Так помощник сразу попадает в нужный формат, не приходится переделывать.

4. Дайте бизнес-контекст, который не виден из файлов

Помощник видит только то, что в файлах. Если есть нюансы, которые знаете только вы — скажите.

✅ «Учти: январь — нерабочий месяц, продажи там не считаются.» ✅ «У клиента раздельный учёт по ОСНО и ЕНВД, нас интересует только ОСНО.» ✅ «Сторону истца представляем мы, ответчик — ООО «Альфа».»

5. Не бойтесь повторных уточнений

Помощник не обижается на «переделай», «не так», «давай в другом виде». Это нормально. Если первая версия — на 70%, скажите: «Хорошо, но добавь ещё столбец X и измени Y». Полностью переписывать вопрос с нуля не надо.

Шаблоны постановки задачи

Сделать отчёт

«Из файлов [имена файлов] собери [название отчёта]. Формат: [Excel / Word / таблица]. Структура: [пункты].»

Сравнить два документа

«Сравни [файл 1] с [файл 2]. Покажи расхождения в виде таблицы: [колонки].»

Извлечь данные

«В папке несколько PDF. Из каждого извлеки [список полей: контрагент, дата, сумма…]. Сведи в одну таблицу.»

Подготовить шаблон документа

«Подготовь шаблон [письма / претензии / уведомления] по образцу из [файл]. Подставь данные: [конкретика].»

Чего не стоит делать

• ❌ Очень длинных сообщений на пять абзацев — лучше разбейте на 2–3 чётких запроса.
• ❌ Расплывчатых формулировок «помоги с отчётом», «посмотри тут что-нибудь».
• ❌ Просьб «сделай как раньше» без напоминания, что было «раньше» — помощник в новой задаче не помнит прошлые задачи.